Wat doet een virtual assistant bij Praktivia?
Ik ben Gwen, zelfstandig virtual assistant. Ik ondersteun je bij praktische en administratieve taken: afspraken plannen, mensen terugbellen, gegevens bijwerken of je mailbox opvolgen. Dat doe ik op afstand, volgens afspraken die passen bij jouw werk. Ik breng meer dan tien jaar administratieve ervaring mee, onder meer in de zorg.
Voor wie is jouw ondersteuning bedoeld?
Ik ondersteun huisartsen, tandartsen, paramedici, zelfstandigen en kleine ondernemingen. Misschien vraagt je agenda veel aandacht of ontbreekt de tijd om openstaande vragen na te bellen. We bekijken welke taken ik kan overnemen en welke beslissingen bij jou blijven.
Hoe starten we een samenwerking?
Tijdens een kennismaking vertel je waar je hulp bij zoekt. Je hoeft daarvoor geen patiëntgegevens of andere vertrouwelijke dossiers door te sturen. Daarna bespreken we de taken, beschikbare uren, bereikbaarheid, nodige toegang en vergoeding. We kiezen een haalbaar vertrekpunt en spreken af hoe we de samenwerking opvolgen.
Kan je in mijn bestaande software werken?
Ik bekijk welke programma’s je gebruikt en wat daarin nodig is voor de afgesproken taken. Of ik ermee kan werken, hangt af van het systeem, de toegang en eventuele uitleg. We bespreken vooraf wat mogelijk is en wat eerst nog uitgezocht moet worden.
Kan ik ook maar enkele taken uitbesteden?
Ja. Je hoeft je volledige administratie niet over te dragen. We kunnen bijvoorbeeld beginnen met afspraken bevestigen, een lijst bijwerken of enkele openstaande vragen opvolgen. Een duidelijk afgebakende taak helpt om te ontdekken welke ondersteuning je nodig hebt en hoe we prettig kunnen samenwerken.
Wat kost de ondersteuning?
De vergoeding bespreken we na de kennismaking, wanneer duidelijker is welke taken en hoeveel ondersteuning je nodig hebt. Daarom staan hier geen vaste bedragen. Voor we starten, maken we afspraken over de vergoeding en de omvang van het werk.
Werk je alleen in Herentals of ook daarbuiten?
Ik werk vanuit Herentals en ondersteun op afstand praktijken en ondernemingen in Vlaanderen. Ondersteuning ter plaatse is mogelijk op afspraak. We bespreken welke taken op afstand kunnen en of een kennismaking of werkmoment bij jou ter plaatse zinvol en praktisch haalbaar is.
Hoe maken we afspraken over vertrouwelijke informatie?
Vertrouwen begint met duidelijke afspraken. Voor de start bespreken we welke informatie ik nodig heb, welke toegang daarbij past en hoe we vertrouwelijkheid regelen. We beperken de toegang tot wat voor mijn taken nodig is. Zorginhoudelijke vragen en beslissingen blijven bij de zorgverlener; ik bied geen medische triage.
Dit spreken we samen af
- Welke taken ik overneem en welke beslissingen bij jou blijven.
- Welke werkmomenten en terugkoppeling passen bij je behoefte.
- Welke toegang nodig is en hoe we vertrouwelijkheid en vergoeding regelen.