Waarvoor kan je patiënten of klanten bellen?
Ik kan bellen om een afspraak te maken, een wijziging te bespreken, een afspraak te bevestigen of ontbrekende praktische informatie op te vragen. Ook een openstaande vraag opvolgen kan, als vooraf duidelijk is wat ik mag vragen en antwoorden.
We vertrekken van een concrete opdracht. Bijvoorbeeld: deze mensen contacteren om een nieuw afspraakmoment af te spreken, binnen de beschikbare plaatsen. Voor inhoudelijke vragen buiten mijn opdracht spreken we af naar wie ik ze doorverwijs.
Op welke momenten bel je?
We spreken werkmomenten af op basis van jouw behoefte en mijn beschikbaarheid. Daarbij bekijken we ook of die momenten passend zijn voor de mensen die ik zal contacteren. Het aantal oproepen en de tijd die gesprekken vragen, helpen om de omvang van de taak in te schatten.
Heb je een vraag die tegen een bepaalde datum opgevolgd moet worden? Geef dat vooraf aan. Dan kunnen we bespreken wat binnen de afgesproken ondersteuning haalbaar is.
Neem je ook permanent de inkomende telefoon op?
Ik bied geen permanente telefoonbezetting. Deze ondersteuning is gericht op uitgaande opvolging: mensen contacteren voor een afgesproken praktische taak. Dat is bijvoorbeeld nuttig wanneer terugbelverzoeken blijven liggen naast je dagelijkse werk.
Tijdens onze kennismaking maken we duidelijk welke telefoons bij mijn opdracht horen en wanneer ik daaraan werk. Zo kan je beoordelen of dit aansluit bij je behoefte. De bereikbaarheid van jouw praktijk of onderneming buiten die opdracht blijft iets om zelf te organiseren.
Wat gebeurt er als een patiënt een medische vraag stelt?
Ik geef geen medisch advies en voer geen medische triage uit. De zorgverlener beoordeelt zorginhoudelijke vragen en beslist over de urgentie. Mijn rol blijft de praktische opvolging die we vooraf hebben afgesproken.
Daarom bespreken we voor de start hoe ik omga met vragen die buiten mijn opdracht vallen en naar welk aanspreekpunt ik ze doorverwijs. Ik ga tijdens een gesprek geen eigen medische uitleg geven of op eigen initiatief bepalen welk zorgtraject iemand nodig heeft.
Hoe weet ik wat er tijdens de gesprekken is afgesproken?
We kiezen vooraf hoe ik de uitkomst terugkoppel. Dat kan bijvoorbeeld een korte notitie bij de afgesproken taak zijn of een overzicht met gemaakte afspraken en openstaande vragen. Welke manier past, hangt af van je werkwijze en de beschikbare systemen.
We bepalen ook welke informatie nodig is om verder te kunnen en wanneer je mijn terugkoppeling verwacht. Zo is duidelijk wat ik zelf heb afgehandeld en voor welke vraag nog een beslissing van jou nodig is.
Wat doe je als iemand niet opneemt?
Dat spreken we vooraf af. We kunnen bijvoorbeeld bepalen of ik later opnieuw probeer, hoeveel pogingen passend zijn en of ik een bericht mag achterlaten. Ook de inhoud van een eventueel bericht bespreken we, zeker wanneer het om een patiënt gaat.
Ik kan noteren dat iemand nog niet bereikt is, zodat de taak zichtbaar blijft. Zonder contact kan ik geen afspraak of antwoord bevestigen. We leggen daarom ook vast wanneer ik de openstaande vraag aan jou terugbezorg.
Dit spreken we samen af
- Omschrijf per beltaak het doel en de informatie die nodig is.
- Spreek werkmomenten en opvolging bij geen gehoor af.
- Bepaal waar ik uitkomsten en openstaande vragen noteer.