Kan je de agenda van een huisarts of tandarts ondersteunen?
Ja, mijn ondersteuning kan passen bij een huisartsenpraktijk, tandartspraktijk of paramedische praktijk. Denk aan afspraken inplannen, wijzigen en bevestigen. Tijdens een kennismaking bekijken we hoe jouw agenda is opgebouwd, wie er vandaag mee werkt en waar praktische opvolging nodig is.
Je bepaalt zelf welke soorten afspraken ik mag inboeken. Vragen waarvoor een medische inschatting nodig is, horen bij de zorgverlener. Ik neem geen beslissing over de urgentie van een zorgvraag.
Hoe kan je helpen met een wachtlijst?
Als je met een wachtlijst werkt, kan ik patiënten benaderen wanneer er een plaats vrijkomt. We spreken vooraf af wie ik mag contacteren, in welke volgorde en voor welk type afspraak. Ook leggen we vast hoe ik noteer wie al gecontacteerd werd.
Een vrijgekomen plek kan ik pas aanbieden als duidelijk is dat die bij de afgesproken planningsregels past. Of iemand beschikbaar is en wil komen, blijft natuurlijk afhankelijk van die patiënt.
Wat kan je doen wanneer iemand annuleert?
Binnen de afgesproken werkmomenten kan ik een annulering verwerken en bekijken welke praktische opvolging nodig is. Moet de patiënt een nieuwe afspraak krijgen? Mag de plaats naar iemand op de wachtlijst? Dat leggen we vooraf vast, samen met de manier waarop ik een wijziging bevestig.
We bespreken ook wat er gebeurt met berichten die buiten mijn werkmomenten binnenkomen. Mijn ondersteuning betekent geen permanente opvolging van elke wijziging in je agenda.
Welke planningsregels spreken we af?
We nemen de regels door die voor jouw praktijk belangrijk zijn: de duur van afspraken, beschikbare momenten, geblokkeerde tijd en eventuele afspraken per behandelaar. Ook bespreken we welke informatie nodig is om een afspraak correct in te plannen.
Een korte werkinstructie kan daarbij helpen. Daarin kunnen we bijvoorbeeld vastleggen wat ik zelf mag wijzigen en bij welke uitzondering ik eerst overleg. Zo hoef ik geen eigen invulling te geven aan een onduidelijke aanvraag.
Hou ik zelf controle over mijn agenda?
Jij bepaalt de kaders waarbinnen ik ondersteun. We bekijken welke toegang ik nodig heb en welke handelingen ik mag uitvoeren. Wil je dat bepaalde wijzigingen eerst worden voorgelegd? Dan nemen we dat mee in onze afspraken.
Ook de terugkoppeling stemmen we af. Misschien volstaat een overzicht van openstaande vragen, of wil je op afgesproken momenten kort overleggen. De mogelijkheden hangen mee af van de software en de manier waarop jouw praktijk werkt.
Wat is een concrete eerste stap?
Kies één onderdeel dat veel aandacht vraagt, zoals afspraken verplaatsen of een wachtlijst opvolgen. Tijdens de kennismaking licht je toe hoe dat vandaag gebeurt en waar het vastloopt. Een algemene beschrijving is voldoende; stuur bij dat eerste contact geen patiëntgegevens mee.
Daarna bekijken we de nodige uitleg, toegang en werkmomenten. Voor de start spreken we de taak, vergoeding en manier van afstemmen af. Van daaruit kunnen we bespreken of uitbreiding zinvol is.
Dit spreken we samen af
- Bepaal welke afspraaktypes en wijzigingen ik mag verwerken.
- Leg de volgorde en contactafspraken voor je wachtlijst vast.
- Spreek af welke uitzonderingen ik aan jou voorleg.